Headhunter là đơn vị hoặc cá nhân làm dịch vụ tìm kiếm và tiếp cận ứng viên phù hợp cho một vị trí cụ thể theo yêu cầu của doanh nghiệp, thường là vị trí quản lý, chuyên gia hoặc vị trí khan hiếm mà đăng tin không tìm được người. Phí dịch vụ thường tính theo phần trăm thu nhập năm đầu của người được tuyển, với tỷ lệ tuỳ thị trường, cấp bậc và mô hình hợp đồng.
Nên thuê headhunter khi vị trí khó, quan trọng, cần bảo mật, hoặc khi doanh nghiệp không có mạng lưới trong ngành mục tiêu. Không nên thuê cho vị trí phổ biến mà kênh thông thường đã ra người. Bài này phân biệt các mô hình dịch vụ, đưa ra tiêu chí quyết định có nên thuê, các điều khoản hợp đồng cần đọc kỹ, cách phối hợp để có kết quả, và dấu hiệu nhận biết một đơn vị làm việc nghiêm túc. Bài không giới thiệu hay so sánh đơn vị cụ thể nào.
Headhunter làm gì, khác gì các dịch vụ nhân sự khác
Giá trị cốt lõi của headhunter là tiếp cận ứng viên thụ động: những người đang làm tốt ở nơi khác, không tìm việc, không đọc tin tuyển dụng. Họ làm điều này bằng nghiên cứu thị trường (công ty nào có người làm vị trí tương tự, ai đang giữ những vị trí đó), bằng mạng lưới tích luỹ qua nhiều năm trong một ngành, và bằng kỹ năng tiếp cận, thuyết phục một người vốn không có ý định chuyển việc chịu ngồi nói chuyện.
Dịch vụ này khác với hai dịch vụ hay bị nhầm. Cung ứng nhân sự theo số lượng tập trung tuyển nhanh nhiều lao động cho nhà máy, kho vận, bán lẻ; giá trị nằm ở quy mô và tốc độ, không ở việc tìm một người hiếm. Cho thuê lại lao động là hình thức người lao động ký hợp đồng với doanh nghiệp cho thuê và được cử sang làm cho bên thuê; đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện theo pháp luật lao động và có quy định riêng về phạm vi, thời hạn. Headhunter thì không thuê người lao động: người được tuyển ký hợp đồng trực tiếp với doanh nghiệp.
Trong thực tế, nhiều công ty cung cấp cả ba dịch vụ dưới cùng một tên. Khi làm việc, doanh nghiệp cần xác định rõ mình đang mua dịch vụ nào, vì mô hình phí, trách nhiệm và rủi ro pháp lý của mỗi loại khác nhau.
Khi nào nên và không nên thuê headhunter
Quyết định thuê nên dựa trên phép so sánh giữa chi phí dịch vụ với chi phí của phương án tự làm, gồm cả chi phí thời gian vị trí bị bỏ trống. Bảng dưới gợi ý các tình huống điển hình.
| Nên cân nhắc thuê | Thường không cần thuê |
|---|---|
| Vị trí quản lý cấp cao, ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh | Vị trí phổ biến, nhiều ứng viên chủ động trên thị trường |
| Chuyên môn hiếm, ít người có trên thị trường | Vị trí khởi đầu sự nghiệp hoặc thực tập |
| Cần bảo mật: thay người đang giữ vị trí, mở mảng kinh doanh chưa công bố | Đã có ứng viên nội bộ phù hợp |
| Doanh nghiệp vào ngành hoặc vào thị trường mới, chưa có mạng lưới | Doanh nghiệp có mạng lưới mạnh trong ngành mục tiêu |
| Đã tự tuyển một thời gian mà không ra người đạt chuẩn | Chưa rõ mô tả công việc và tiêu chí, mong headhunter tự định nghĩa giúp |
Dòng cuối cột phải là sai lầm hay gặp. Nếu doanh nghiệp chưa biết vị trí cần ai, headhunter sẽ phải đoán, và mỗi lần đoán sai là vài tuần trôi qua. Hãy hoàn thành mô tả công việc và tiêu chí trước, hoặc thuê riêng phần tư vấn định nghĩa vị trí nếu thật sự cần.
Retained, contingency và mô hình lai
Hai mô hình phí chính khác nhau ở thời điểm trả tiền và mức cam kết của đơn vị dịch vụ. Hiểu sự khác biệt giúp chọn đúng mô hình cho từng vị trí.
| Tiêu chí | Retained (trả trước theo giai đoạn) | Contingency (chỉ trả khi tuyển được) | Lai (đặt cọc + phần còn lại khi thành công) |
|---|---|---|---|
| Cách trả phí | Chia đợt: khi ký, khi có danh sách ứng viên, khi tuyển được | Toàn bộ khi ứng viên nhận việc | Khoản cọc nhỏ khi ký, phần lớn khi thành công |
| Độc quyền | Thường độc quyền | Thường không độc quyền, nhiều đơn vị cùng làm | Thường độc quyền trong một thời hạn |
| Mức đầu tư của đơn vị | Cao: nghiên cứu thị trường bài bản, báo cáo định kỳ | Biến động: ưu tiên vị trí dễ chốt | Trung bình đến cao |
| Hợp với | Quản lý cấp cao, vị trí chiến lược, cần bảo mật | Chuyên viên, quản lý cấp trung, vị trí nhiều ứng viên | Vị trí khó nhưng không phải cấp cao nhất |
| Rủi ro cho doanh nghiệp | Trả phí kể cả khi không tuyển được | Đơn vị gửi nhanh hồ sơ có sẵn, ít đầu tư tìm kiếm | Mất khoản cọc nếu không thành công |
Với mô hình contingency không độc quyền, nhiều đơn vị cùng chạy đua gửi hồ sơ, và đơn vị nào gửi trước được ghi nhận. Điều này khuyến khích tốc độ hơn chất lượng, và có khi một ứng viên bị nhiều đơn vị gửi trùng, gây tranh chấp phí. Với vị trí quan trọng, trả thêm để có cam kết độc quyền thường đáng hơn.
Các điều khoản hợp đồng phải đọc kỹ
Cơ sở tính phí. Phần trăm tính trên lương cơ bản hay tổng thu nhập năm đầu, có gồm thưởng, phụ cấp, cổ phiếu không. Hai cách tính có thể cho ra khoản phí chênh nhau đáng kể. Ghi rõ công thức và ví dụ minh hoạ ngay trong hợp đồng.
Điều khoản bảo hành hoặc thay thế. Nếu người được tuyển nghỉ hoặc bị chấm dứt trong một khoảng thời gian sau khi bắt đầu, đơn vị dịch vụ tìm người thay thế miễn phí hoặc hoàn một phần phí. Cần đọc kỹ thời hạn bảo hành, điều kiện áp dụng, và trường hợp nào bị loại trừ, chẳng hạn khi doanh nghiệp thay đổi mô tả công việc hoặc tái cơ cấu.
Thời hạn quyền ghi nhận ứng viên. Nếu doanh nghiệp tuyển một ứng viên mà đơn vị từng giới thiệu, trong vòng bao lâu thì vẫn phải trả phí, kể cả khi tuyển vào vị trí khác. Điều khoản này hợp lý nhưng cần thời hạn rõ ràng.
Cam kết không lôi kéo ngược. Đơn vị dịch vụ cam kết không tiếp cận nhân viên của doanh nghiệp khách hàng để giới thiệu đi nơi khác trong một thời gian. Đây là điều khoản quan trọng nhưng hay bị bỏ qua, vì đơn vị đã hiểu rõ đội ngũ của bạn trong quá trình làm việc.
Bảo mật và dữ liệu cá nhân. Thông tin về kế hoạch kinh doanh, cơ cấu lương, và hồ sơ ứng viên đều nhạy cảm. Hợp đồng nên quy định nghĩa vụ bảo mật hai chiều và trách nhiệm về việc thu thập, chuyển giao dữ liệu cá nhân của ứng viên theo quy định hiện hành.
Điều kiện chấm dứt. Doanh nghiệp có thể dừng hợp đồng khi nào, khoản phí đã trả có được hoàn không, và đơn vị phải bàn giao những gì. Với mô hình retained, điều này đặc biệt quan trọng vì phí đã được trả theo giai đoạn.
Phối hợp với headhunter để có kết quả
Chất lượng kết quả phụ thuộc nhiều vào cách doanh nghiệp làm việc với đơn vị dịch vụ. Một quy trình phối hợp tốt gồm các bước sau.
- Họp khởi động với người quản lý trực tiếp của vị trí, không chỉ với bộ phận nhân sự. Headhunter cần nghe từ người sẽ làm việc cùng ứng viên về kết quả kỳ vọng, phong cách quản lý và lý do vị trí trống.
- Thống nhất bằng văn bản tiêu chí bắt buộc, tiêu chí nên có, khoảng thu nhập thực tế và những công ty không được tiếp cận, chẳng hạn khách hàng lớn hoặc đối tác chiến lược.
- Yêu cầu một bản đồ thị trường ban đầu sau một đến hai tuần: những công ty mục tiêu, số lượng ứng viên tiềm năng, mức thu nhập thị trường. Đây là lúc phát hiện sớm nếu kỳ vọng không thực tế.
- Phản hồi mọi hồ sơ được gửi trong vài ngày làm việc, kèm lý do cụ thể. Phản hồi chậm và chung chung là nguyên nhân phổ biến khiến headhunter ưu tiên khách hàng khác.
- Giữ nhịp phỏng vấn nhanh và nhất quán với quy trình nội bộ; ứng viên thụ động dễ rút lui nếu cảm thấy bị kéo dài.
- Cùng headhunter chuẩn bị đề nghị và dự đoán phản ứng của ứng viên, bao gồm khả năng bị công ty hiện tại giữ lại bằng đề nghị tăng lương.
- Sau khi tuyển, cung cấp phản hồi về kết quả làm việc trong giai đoạn bảo hành để cả hai bên rút kinh nghiệm cho lần sau.
Dấu hiệu nhận biết đơn vị làm việc nghiêm túc
Khi chọn đơn vị dịch vụ, ngoài mức phí, những dấu hiệu sau giúp đánh giá chất lượng. Không dấu hiệu nào là bảo đảm tuyệt đối, nhưng tổng hợp lại cho bức tranh khá rõ.
- Hỏi nhiều về vị trí, văn hoá, người quản lý trước khi nói về phí; người chỉ hỏi mức phí và mức lương thường gửi hồ sơ có sẵn.
- Thẳng thắn nói khi kỳ vọng không thực tế, chẳng hạn mức lương thấp hơn thị trường cho yêu cầu cao.
- Có kinh nghiệm cụ thể trong ngành hoặc chức năng của vị trí, và nói được về thị trường nhân lực của ngành đó một cách có cơ sở.
- Gửi ít hồ sơ nhưng mỗi hồ sơ có ghi chú đánh giá, lý do phù hợp, điểm cần làm rõ, mức kỳ vọng thu nhập và động cơ chuyển việc.
- Không tiết lộ thông tin bí mật của khách hàng khác để chứng minh năng lực; đơn vị kể chuyện khách hàng cũ quá chi tiết cũng sẽ kể chuyện của bạn.
- Tôn trọng ứng viên: không gửi hồ sơ khi ứng viên chưa đồng ý, không tạo áp lực bằng thông tin sai.
Một cách kiểm tra hữu ích là xin nói chuyện với một hai khách hàng cũ, với sự đồng ý của họ, và hỏi về điều không suôn sẻ trong quá trình hợp tác, không chỉ hỏi về kết quả.
Đạo đức nghề và những rủi ro ít được nói tới
Hoạt động tìm kiếm nhân sự dựa trên việc tiếp cận người đang làm cho doanh nghiệp khác, nên luôn nằm sát ranh giới đạo đức. Doanh nghiệp thuê dịch vụ cần biết ranh giới đó để không vô tình tham gia vào cách làm gây rủi ro cho chính mình. Tiếp cận một người giỏi ở công ty khác và mời họ cân nhắc cơ hội mới là hoạt động bình thường của thị trường lao động. Nhưng khai thác thông tin bí mật kinh doanh qua ứng viên, khuyến khích ứng viên mang theo dữ liệu khách hàng, hay lôi kéo cả một nhóm đi cùng lúc để làm tê liệt đối thủ là những việc có thể dẫn tới tranh chấp pháp lý.
Với ứng viên, rủi ro phổ biến là hồ sơ bị gửi đi mà không được hỏi ý kiến, hoặc bị gửi cho chính công ty hiện tại của họ. Doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị dịch vụ xác nhận ứng viên đã đồng ý trước khi nhận hồ sơ, và không chấp nhận những hồ sơ có dấu hiệu được thu thập không minh bạch.
Rủi ro cuối cùng nằm ở chính người được tuyển. Nếu ứng viên có thoả thuận không cạnh tranh hoặc nghĩa vụ bảo mật với chủ cũ, doanh nghiệp nên tìm hiểu trước khi ra đề nghị và hỏi ý kiến pháp chế về hiệu lực của các thoả thuận đó theo pháp luật hiện hành. Hiệu lực của những điều khoản này trong quan hệ lao động ở Việt Nam là vấn đề còn nhiều cách hiểu, nên không nên tự suy đoán.
Câu hỏi thường gặp
Phí headhunter thường được tính như thế nào?
Thông thường là một tỷ lệ phần trăm thu nhập năm đầu của người được tuyển, tuỳ thị trường, cấp bậc, độ khó và mô hình hợp đồng. Vì không có chuẩn chung, doanh nghiệp nên so sánh báo giá của vài đơn vị và đọc kỹ cơ sở tính phí thay vì chỉ so tỷ lệ phần trăm.
Có nên thuê nhiều headhunter cùng lúc cho một vị trí?
Với vị trí phổ biến và mô hình contingency, nhiều doanh nghiệp làm vậy để tăng tốc độ. Với vị trí quan trọng hoặc cần bảo mật, nên chọn một đơn vị độc quyền để tránh ứng viên bị tiếp cận nhiều lần, tranh chấp phí và rò rỉ thông tin về việc doanh nghiệp đang tìm người.
Headhunter có thể lôi kéo nhân viên của chính mình đi không?
Có thể, nếu hợp đồng không có điều khoản không lôi kéo ngược. Đơn vị dịch vụ hiểu khá rõ đội ngũ của khách hàng sau một thời gian hợp tác. Hãy đưa điều khoản này vào hợp đồng với thời hạn và phạm vi cụ thể.
Ứng viên do headhunter giới thiệu có cần qua đủ quy trình nội bộ không?
Có. Headhunter sàng lọc giúp, nhưng quyết định và trách nhiệm cuối thuộc doanh nghiệp. Ứng viên vẫn cần qua phỏng vấn có cấu trúc, bài đánh giá phù hợp và kiểm tra tham chiếu như mọi ứng viên khác, để đảm bảo tiêu chí được áp dụng nhất quán.
Nếu ứng viên đã nộp hồ sơ trực tiếp trước khi headhunter giới thiệu thì sao?
Theo thông lệ, doanh nghiệp không phải trả phí cho ứng viên đã có trong hệ thống trước đó, nếu chứng minh được thời điểm. Hợp đồng nên quy định rõ cách xử lý và thời hạn doanh nghiệp phải thông báo khi nhận được một hồ sơ trùng.
