Preboarding là gì? Việc cần làm từ khi ứng viên nhận lời đến ngày đi làm đầu tiên

Preboarding là giai đoạn từ khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc đến hết ngày đầu tiên đi làm. Mục tiêu có hai: giữ ứng viên không đổi ý trong khoảng chờ, và chuẩn bị để ngày đầu người mới làm việc được ngay thay vì ngồi chờ máy tính, tài khoản, chỗ ngồi.

Khoảng chờ này thường kéo dài vài tuần, vì người được tuyển còn phải bàn giao ở chỗ cũ. Đó là quãng rủi ro: công ty cũ đưa đề nghị giữ lại, một nhà tuyển dụng khác gọi tới, hoặc ứng viên đơn giản mất hứng vì không ai liên lạc. Nhiều doanh nghiệp Việt Nam coi việc ứng viên ký thư mời là xong phần tuyển dụng, rồi im lặng đến ngày đi làm. Sự im lặng ấy được ứng viên đọc như dấu hiệu tổ chức thiếu chuẩn bị.

Bài này trình bày cơ chế tâm lý của giai đoạn chờ, danh mục công việc chia theo bên chịu trách nhiệm, nội dung nên gửi cho người mới và những điều không nên đòi hỏi trước khi họ chính thức vào làm.

Vì sao khoảng chờ trước ngày đầu lại rủi ro

Từ góc độ người được tuyển, quyết định chuyển việc là quyết định lớn đi kèm bất định. Lý thuyết bất hoà nhận thức của Leon Festinger (1957) gợi ý rằng sau một lựa chọn quan trọng, con người tìm thông tin củng cố lựa chọn đó; nếu không nhận được gì từ phía công ty mới, trong khi công ty cũ đang níu kéo, khoảng trống được lấp bằng nghi ngờ.

Đề nghị giữ chân (counteroffer) là kịch bản phổ biến nhất. Khi một nhân viên giỏi xin nghỉ, công ty cũ thường tăng lương hoặc hứa thăng chức. Ứng viên càng ít gắn kết với nơi mới thì càng dễ nhận đề nghị ấy. Kịch bản thứ hai là ứng viên đã ứng tuyển song song nhiều nơi và nhận được lời mời tốt hơn sau khi đã ký.

Từ góc độ vận hành, khoảng chờ là thời gian duy nhất để chuẩn bị điều kiện làm việc. Máy tính, tài khoản email, quyền truy cập hệ thống, thẻ ra vào, đồng phục, chỗ ngồi đều cần nhiều bộ phận phối hợp. Nếu không có danh mục và người chịu trách nhiệm, ngày đầu người mới sẽ dành nửa buổi chờ bộ phận công nghệ thông tin, và ấn tượng đầu tiên của họ là một tổ chức lộn xộn. Ấn tượng ấy khó sửa, vì những ngày đầu là lúc người mới đang tích cực tìm bằng chứng xem lựa chọn của mình có đúng không.

Danh mục chuẩn bị theo bên chịu trách nhiệm

Danh mục dưới đây là khung tham khảo; mỗi doanh nghiệp nên chỉnh theo vị trí và gắn tên người cụ thể vào cột phụ trách.

Cột “thời điểm” tính ngược từ ngày đầu, nên khi khoảng chờ ngắn hơn hai tuần thì phải dồn các việc lên ngay lúc nhận lời. Khâu dễ trễ nhất ở doanh nghiệp vừa là phân quyền phần mềm, vì phải qua nhiều người duyệt; nên có quy trình yêu cầu chuẩn cho từng vị trí thay vì xin quyền từng hệ thống.

Nên gửi gì cho người mới trước ngày đầu

Thông tin trước ngày đầu nên giúp người mới bớt bất định, không phải giao bài tập. Một thư hoặc tập tin gọn gồm những phần sau là đủ:

• Hậu cần: địa chỉ, giờ đến, người đón, chỗ gửi xe, quy định trang phục, ăn trưa ở đâu. Đây là những câu người mới ngại hỏi nhất nhưng lo nhất.
• Lịch tuần đầu ở mức tổng quát: buổi nào gặp ai, buổi nào học gì. Biết trước giúp người mới chuẩn bị tinh thần và câu hỏi.
• Ai là ai: tên và vai trò của quản lý, người hướng dẫn, vài đồng nghiệp gần nhất, kèm ảnh nếu họ đồng ý. Ngày đầu nhận ra mặt người sẽ đỡ ngượng nhiều.
• Giấy tờ cần mang theo quy định hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp, kèm giải thích ngắn mỗi loại để làm gì.
• Đọc thêm nếu muốn: một vài tài liệu giới thiệu sản phẩm hoặc khách hàng, ghi rõ là không bắt buộc.
• Lời chào từ quản lý: một tin nhắn ngắn, cá nhân, nói vì sao nhóm vui khi có họ và họ sẽ làm gì đầu tiên.

Về kênh gửi: thư điện tử để lưu, kèm một cuộc gọi hoặc tin nhắn của quản lý. Lời hỏi thăm từ quản lý trực tiếp có sức nặng khác hẳn thư tự động từ phòng nhân sự, vì nó cho thấy người sẽ quyết định công việc hằng ngày của họ thật sự chờ đợi.

Những điều không nên làm trong giai đoạn preboarding

Giao việc thật khi người mới chưa vào làm. Yêu cầu làm bài tập, dự họp hoặc xử lý công việc khi chưa có hợp đồng là đẩy người mới vào thế khó, vì họ thường còn đang làm ở nơi cũ. Ngoài khía cạnh công bằng, nó còn tạo rủi ro tranh chấp về quan hệ lao động; nếu thật sự cần, hãy thoả thuận rõ và trả công.

Thu thập dữ liệu cá nhân quá mức cần. Chỉ xin những thông tin phục vụ trực tiếp hợp đồng, bảo hiểm và hồ sơ theo quy định, nói rõ mục đích và cách lưu giữ. Quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành đặt ra nghĩa vụ cho bên xử lý dữ liệu; bộ phận nhân sự nên rà biểu mẫu với pháp chế.

Gửi một tập tài liệu dày. Sổ tay nhân viên hàng chục trang, toàn bộ quy trình nội bộ gửi trước ngày đầu thường không được đọc, và còn tạo cảm giác bị kiểm tra. Thông tin chi tiết nên đến đúng lúc cần dùng sau khi vào làm.

Im lặng vì nghĩ “đã ký rồi”. Một hai lần liên lạc có chủ đích trong khoảng chờ tốn rất ít công nhưng giảm đáng kể cảm giác bị bỏ rơi.

Thay đổi điều kiện đã thoả thuận. Đổi chức danh, địa điểm, ngày bắt đầu hoặc mức thu nhập sau khi ứng viên đã nhận lời làm mất niềm tin ngay từ đầu. Nếu buộc phải thay đổi, gọi điện giải thích trực tiếp và cho ứng viên quyền cân nhắc lại.

Khi ứng viên nhận được đề nghị giữ chân hoặc định đổi ý

Không có cách nào loại bỏ hoàn toàn rủi ro ứng viên rút lui, nhưng có thể giảm nó từ sớm. Trong vòng phỏng vấn cuối, nên hỏi thẳng: “Nếu công ty hiện tại đề nghị giữ bạn lại, bạn sẽ cân nhắc thế nào?”. Câu trả lời giúp đánh giá động lực chuyển việc là kéo (cơ hội ở nơi mới) hay đẩy (bất mãn ở nơi cũ). Ứng viên chuyển vì bị đẩy, chủ yếu vì lương, dễ ở lại khi được tăng lương.

Khi ứng viên báo đang được níu kéo, phản ứng tốt là trao đổi thẳng thắn chứ không tăng giá ngay. Nhắc lại những lý do họ đã nêu khi quyết định chuyển, những gì vị trí mới mang lại mà tiền không thay được, và tôn trọng quyết định cuối cùng của họ. Một cuộc đấu giá thường kết thúc với người thắng trả giá quá cao cho một người chưa chắc gắn bó.

Khi ứng viên thật sự rút lui, hãy ghi lại lý do và thời điểm. Theo dõi tỷ lệ rút lui sau khi nhận lời theo từng kênh tuyển, từng vị trí và từng khoảng thời gian chờ cho bạn biết khâu nào cần sửa: có thể khoảng chờ quá dài, có thể mức đề nghị thấp hơn thị trường, hoặc thông tin trong quá trình tuyển chưa trung thực về công việc. Cũng nên duy trì danh sách ứng viên dự phòng từ vòng cuối trong vài tuần đầu, liên lạc lịch sự để có thể quay lại nếu cần.

Preboarding khi tuyển số lượng lớn

Nhà máy, chuỗi bán lẻ hay trung tâm dịch vụ khách hàng có thể đón hàng chục người mới mỗi tuần. Ở quy mô này, liên lạc cá nhân từ quản lý cho từng người là khó, nhưng không có nghĩa là bỏ qua giai đoạn chờ. Cách làm hiệu quả là chuẩn hoá: một chuỗi tin nhắn hoặc thư định sẵn theo mốc (khi nhận lời, trước một tuần, trước một ngày), một video ngắn giới thiệu nơi làm việc và người đón, một đầu mối liên hệ cố định cho mọi câu hỏi.

Tỷ lệ người không đến ngày đầu ở nhóm lao động phổ thông thường cao hơn nhóm văn phòng, vì họ có nhiều lựa chọn thay thế gần nhau về thu nhập và khoảng cách. Những yếu tố giúp giảm tỷ lệ này thường rất thực tế: thông tin rõ về ca làm, xe đưa đón, chỗ ở, ngày nhận lương đầu tiên; được gặp tổ trưởng trước; đi cùng người quen. Doanh nghiệp có thể tận dụng mạng lưới giới thiệu từ công nhân hiện tại để vừa tuyển vừa giữ người mới trong giai đoạn đầu.

Khâu chuẩn bị ở quy mô lớn cần kế hoạch theo đợt: đồng phục đủ cỡ, bảo hộ lao động, tủ đồ, thẻ chấm công, lớp an toàn lao động có đủ chỗ. Một đợt đón người mới mà thiếu đồng phục hoặc phải chờ lớp an toàn đến ngày thứ ba sẽ khiến một phần người mới bỏ ngay trong tuần đầu.

Đo hiệu quả preboarding

Hai chỉ số cứng dễ theo dõi nhất là tỷ lệ rút lui sau khi nhận lời (số người không đến ngày đầu chia cho số người đã nhận lời) và tỷ lệ sẵn sàng ngày đầu (số người mới có đủ thiết bị, tài khoản và chỗ ngồi ngay khi đến, chia cho tổng số người mới). Chỉ số thứ hai hoàn toàn do doanh nghiệp kiểm soát và thường là chỗ cải thiện nhanh nhất.

Một chỉ số mềm hữu ích là câu hỏi ngắn cuối ngày đầu hoặc cuối tuần đầu: “Bạn có cảm thấy mọi người đã sẵn sàng đón bạn không?” và “Điều gì trong giai đoạn trước khi đi làm làm bạn lo nhất?”. Câu trả lời mở thường chỉ ra những lỗ hổng mà người làm nhân sự lâu năm không còn nhìn thấy, chẳng hạn chỗ gửi xe, giờ ăn trưa hoặc không biết gặp ai ở quầy lễ tân.

Với doanh nghiệp tuyển nhiều, tách số liệu theo bộ phận sẽ cho thấy bộ phận nào chuẩn bị tốt, bộ phận nào để người mới chờ. Đưa con số ấy vào cuộc họp quản lý định kỳ là cách hiệu quả nhất để quản lý trực tiếp coi trọng khâu chuẩn bị, hơn mọi lời nhắc nhở.

Câu hỏi thường gặp

Preboarding khác onboarding thế nào?

Preboarding là phần đầu của onboarding, diễn ra trước khi người mới chính thức làm việc và hết ngày đầu. Trọng tâm là giữ cam kết và chuẩn bị điều kiện; onboarding sau đó tập trung vào làm rõ vai trò, xây năng lực và kết nối trong nhiều tháng.

Có nên mời người mới dự sự kiện của công ty trước ngày đi làm không?

Một buổi gặp mặt nhẹ hoặc một sự kiện của nhóm có thể giúp người mới thấy được chào đón, với điều kiện ghi rõ là không bắt buộc và không gắn với việc đánh giá. Nhiều người còn đang làm ở nơi cũ, nên cần tôn trọng lịch của họ.

Khoảng chờ bao lâu thì nên lo ngại?

Không có ngưỡng cố định, nhưng khoảng chờ càng dài thì rủi ro rút lui càng lớn và càng cần nhiều điểm chạm. Với khoảng chờ trên một tháng, nên có lịch liên lạc định kỳ khoảng hai tuần một lần và cập nhật về nhóm, dự án người mới sẽ tham gia.

Nên dùng phần mềm hay bảng tính cho danh mục preboarding?

Doanh nghiệp tuyển vài người mỗi quý dùng bảng tính chung với cột người phụ trách và hạn hoàn thành là đủ. Khi tuyển nhiều hoặc nhiều chi nhánh, phần mềm nhân sự có luồng công việc tự động nhắc từng bộ phận sẽ giảm việc bỏ sót, nhưng chỉ hiệu quả khi đã có quy trình rõ.

Ứng viên muốn đến sớm làm quen văn phòng có nên đồng ý?

Nếu thuận tiện, một buổi ghé thăm ngắn có lợi cho cả hai bên: người mới bớt bỡ ngỡ, nhóm có dịp chào hỏi. Cần tránh biến buổi ghé thăm thành buổi làm việc không chính thức, và lưu ý quy định ra vào, bảo mật đối với người chưa phải nhân viên.