Nhân viên mới nghỉ việc trong vài tháng đầu chủ yếu vì ba nhóm lý do: công việc thực tế khác điều họ được nghe khi tuyển, họ không rõ mình được kỳ vọng làm gì, và họ không cảm thấy được nhóm chấp nhận. Lương và phúc lợi cũng là lý do, nhưng ở giai đoạn này hiếm khi là lý do duy nhất, vì người mới đã biết mức lương trước khi nhận lời.
Nghỉ việc sớm khác nghỉ việc nói chung ở chỗ nó phản ánh chất lượng của hai khâu doanh nghiệp kiểm soát trực tiếp: tuyển dụng và hội nhập. Một người làm ba năm rồi nghỉ có thể vì cơ hội tốt hơn bên ngoài; một người nghỉ sau sáu tuần hầu như luôn để lại dấu vết của một lời hứa không khớp hoặc một khởi đầu bị bỏ mặc. Chi phí cũng nặng: doanh nghiệp mất chi phí tuyển, thời gian kèm cặp của quản lý và đồng nghiệp, cộng thêm thời gian vị trí bị trống.
Bài này tập trung vào giai đoạn 90 ngày đầu. Các nguyên nhân nghỉ việc của nhân viên lâu năm, phỏng vấn nghỉ việc và đo mức gắn kết nói chung thuộc chủ đề giữ chân nhân tài, được bàn riêng.
Kỳ vọng lệch thực tế: cơ chế cốt lõi
Năm 1973, Lyman Porter và Richard Steers tổng hợp các nghiên cứu về nghỉ việc và đề xuất giả thuyết kỳ vọng được đáp ứng (met expectations): mỗi người bước vào công việc với một tập kỳ vọng về nội dung việc, đồng nghiệp, cơ hội, điều kiện; khi trải nghiệm thực tế thấp hơn đáng kể so với kỳ vọng, khả năng nghỉ việc tăng. Giả thuyết này nhận được ủng hộ trong nhiều nghiên cứu sau đó, dù mức độ ảnh hưởng không lớn như kỳ vọng ban đầu.
Meryl Reis Louis (1980) bổ sung góc nhìn về quá trình: người mới trải qua chuỗi ngạc nhiên, tức những điều khác với dự đoán, và phải tạo nghĩa cho chúng. Ngạc nhiên không chỉ đến từ công việc mà từ cả bản thân: người mới có thể phát hiện mình không thích một phần việc tưởng là thích. Khi không có ai giúp giải thích những ngạc nhiên ấy, người mới tự diễn giải, thường theo hướng tiêu cực.
Denise Rousseau (1989) đưa ra khái niệm hợp đồng tâm lý: niềm tin của người lao động về những nghĩa vụ qua lại giữa họ và tổ chức, nhiều điều không ghi trong hợp đồng. Một câu nói của người phỏng vấn như “ở đây được đào tạo bài bản” hay “sếp rất linh hoạt giờ giấc” trở thành một phần hợp đồng tâm lý. Khi điều đó không xảy ra, người mới cảm nhận một sự vi phạm, và phản ứng thường mạnh hơn mức chênh lệch thực tế. Nhiều nghiên cứu sau này cho thấy cảm nhận bị vi phạm hợp đồng tâm lý liên hệ với giảm tin tưởng, giảm cam kết và tăng ý định nghỉ.
Các nguyên nhân thường gặp và dấu hiệu sớm
Bảng dưới tổng hợp các nhóm nguyên nhân thường được ghi nhận trong nghiên cứu về người mới và trong thực tế phỏng vấn người nghỉ sớm, kèm dấu hiệu quản lý có thể nhận ra trước khi người mới nộp đơn.
| Nhóm nguyên nhân | Biểu hiện điển hình | Dấu hiệu sớm |
|---|---|---|
| Công việc khác mô tả | Nhiều việc hành chính hơn, ít chuyên môn hơn; chỉ tiêu cao hơn đã nói | Người mới hỏi lại phạm vi công việc, so sánh với lúc phỏng vấn |
| Vai trò mơ hồ | Không biết ưu tiên gì, nhận yêu cầu mâu thuẫn từ nhiều người | Hỏi lặp lại cùng câu, làm sai hướng, trễ hạn không báo |
| Không được chấp nhận | Ăn trưa một mình, không được mời vào trao đổi của nhóm | Ít nói trong họp, ngừng đặt câu hỏi |
| Quan hệ với quản lý | Ít gặp quản lý, phản hồi chỉ khi có lỗi, cảm giác không được tin | Né tránh một-một, trả lời ngắn khi được hỏi thăm |
| Quá tải hoặc thiếu việc | Giao quá nhiều quá sớm, hoặc ngồi chờ việc nhiều tuần | Làm thêm giờ kéo dài, hoặc trông nhàn rỗi, xem điện thoại nhiều |
| Điều kiện thực tế | Đường đi xa, ca làm khác thoả thuận, thiết bị không đủ | Đi muộn lặp lại, hỏi về chuyển ca, chuyển chi nhánh |
Dấu hiệu sớm không phải bằng chứng; một người ít nói có thể chỉ là tính cách. Giá trị của bảng là gợi ý câu hỏi để quản lý hoặc buddy chủ động hỏi thăm, thay vì đợi đến lúc nhận đơn.
Xem trước công việc thực tế: biện pháp có căn cứ nhất ở khâu tuyển
Ý tưởng. John Wanous phát triển khái niệm xem trước công việc thực tế (realistic job preview) từ những năm 1970: thay vì chỉ nói điểm tốt, nhà tuyển dụng trình bày cả mặt khó của công việc trước khi ứng viên nhận lời. Người nào thấy không phù hợp sẽ tự rút lui; người nhận lời bước vào với kỳ vọng sát thực tế hơn.
Bằng chứng. Các phân tích gộp, như của Premack và Wanous (1985) và của Phillips (1998), cho thấy xem trước công việc thực tế giảm nghỉ việc nhưng với mức hiệu ứng khiêm tốn. Đây không phải biện pháp thần kỳ, nhưng chi phí thấp và ít rủi ro, nên đáng làm.
Cách làm cụ thể. Mô tả công việc nêu cả phần việc ít hấp dẫn và tỷ trọng thời gian; cho ứng viên đi xem nơi làm việc, nói chuyện với người đang làm vị trí đó mà không có quản lý ngồi cạnh; với vị trí có ca kíp hay áp lực doanh số, nói rõ ca làm, chỉ tiêu, thực tế thu nhập theo các mức.
Điều kiện để hiệu quả. Thông tin phải đến trước khi ứng viên quyết định, và phải trung thực. Một video quảng bá đẹp gọi là “ngày làm việc tại công ty” không phải xem trước thực tế.
Kiểm soát lời hứa. Quản lý tuyển dụng và người phỏng vấn nên thống nhất những gì được nói về đào tạo, thăng tiến, giờ giấc, và tránh hứa những điều không chắc chắn. Mỗi lời hứa là một điều khoản trong hợp đồng tâm lý.
Các biện pháp trong giai đoạn hội nhập
Ở giai đoạn sau khi người mới đã vào làm, các biện pháp dưới đây nhắm trực tiếp vào ba biến trung gian đã được nghiên cứu về người mới xác định: rõ vai trò, tự tin và được chấp nhận.
- Làm rõ kỳ vọng bằng văn bản trong tuần đầu: kế hoạch 30-60-90 ngày và tiêu chí thử việc. Đây là biện pháp rẻ nhất chống mơ hồ vai trò.
- Một-một đều đặn với quản lý, mỗi tuần trong tháng đầu. Hỏi trực tiếp: “Công việc có khác điều bạn hình dung khi nhận lời không?”. Câu hỏi này mở ra cơ hội giải thích hoặc điều chỉnh trước khi khoảng cách thành lý do nghỉ.
- Người hướng dẫn được giao rõ vai và có thời gian, để người mới có nơi hỏi mà không sợ bị đánh giá.
- Thành công nhỏ sớm: nhiệm vụ đầu tiên vừa sức, có ý nghĩa, được ghi nhận.
- Khảo sát ngắn ở ngày 30 và ngày 60, đọc ngay, phản hồi trong tuần. Khảo sát mà không ai phản hồi làm người mới thấy ý kiến của mình không có giá trị.
- Điều chỉnh công việc khi khoảng cách là thật: nếu người mới được tuyển cho công việc phân tích nhưng thực tế phải làm nhập liệu phần lớn thời gian, hoặc sửa phân công, hoặc thừa nhận và giải thích thời hạn chuyển đổi.
Danh sách này không mới, và đó chính là điểm đáng chú ý: phần lớn ca nghỉ sớm không đòi hỏi giải pháp phức tạp mà đòi hỏi làm đều những việc cơ bản. Lỗi thường không ở thiết kế chương trình mà ở chỗ quản lý bận và các buổi một-một bị huỷ.
Đo và phân tích nghỉ việc sớm
Muốn giảm thì phải đo đúng. Quy trình phân tích gọn cho doanh nghiệp vừa:
- Định nghĩa thống nhất: nghỉ việc sớm là nghỉ trong 90 ngày (hoặc trong thời gian thử việc) kể từ ngày đầu, tách nghỉ tự nguyện với không đạt thử việc.
- Tính theo đợt vào: trong số người vào quý này, bao nhiêu người nghỉ trong 90 ngày. Cách tính theo đợt cho số liệu chính xác hơn so với chia tổng số nghỉ cho tổng số nhân viên.
- Tách theo vị trí, bộ phận, quản lý, kênh tuyển và người phỏng vấn. Tỷ lệ cao tập trung ở một quản lý hay một kênh tuyển là thông tin hữu ích nhất.
- Với mỗi người nghỉ, ghi lý do theo danh mục cố định (kỳ vọng lệch, vai trò mơ hồ, quan hệ quản lý, điều kiện, lý do cá nhân) cộng ghi chú tự do. Người hỏi nên là nhân sự, không phải quản lý trực tiếp.
- Mỗi quý, đối chiếu lý do với các khâu: lý do “công việc khác mô tả” trỏ về tuyển dụng; “không rõ việc” trỏ về quản lý và kế hoạch hội nhập; “không hoà nhập” trỏ về buddy và nhóm.
- Chọn một hai thay đổi, thử với đợt tiếp theo, đo lại. Với doanh nghiệp tuyển ít, đọc xu hướng qua nhiều quý thay vì phản ứng với từng ca.
Lưu ý rằng lý do người nghỉ nói ra không luôn là lý do thật; “lý do gia đình” đôi khi là cách lịch sự để tránh nói về quản lý. Kết hợp dữ liệu khảo sát người mới còn ở lại sẽ giúp bức tranh đầy đủ hơn.
Những hiểu lầm về nghỉ việc sớm
“Người trẻ bây giờ không chịu khó.” Giải thích theo thế hệ rất phổ biến nhưng ít giá trị cho hành động, và bằng chứng về khác biệt thế hệ trong gắn bó công việc còn nhiều tranh luận, một phần vì khó tách hiệu ứng tuổi với hiệu ứng thế hệ. Nếu tỷ lệ nghỉ sớm khác nhau nhiều giữa các bộ phận có cùng cơ cấu tuổi, nguyên nhân nằm ở bộ phận chứ không ở thế hệ.
“Nghỉ sớm là lọc được người không phù hợp, cũng tốt.” Đúng một phần: người không phù hợp ra đi sớm còn đỡ hơn ở lại không hiệu quả. Nhưng nếu họ không phù hợp, câu hỏi là vì sao quy trình tuyển không phát hiện; và chi phí đã bỏ ra là thật.
“Tăng lương khởi điểm là giải quyết được.” Lương dưới mặt bằng thị trường là vấn đề thật và cần sửa, nhưng lương cao hơn không bù được cho vai trò mơ hồ hay quản lý vắng mặt. Người mới đã biết mức lương trước khi nhận lời.
“Đây là việc của phòng nhân sự.” Phần lớn nguyên nhân nằm trong trải nghiệm hằng ngày mà quản lý trực tiếp tạo ra. Nhân sự đo và thiết kế, nhưng quản lý mới là người thay đổi được kết quả.
Câu hỏi thường gặp
Tỷ lệ nghỉ việc sớm bao nhiêu là cao?
Không có ngưỡng chung vì khác nhau rất nhiều theo ngành và vị trí; lao động phổ thông, bán lẻ, dịch vụ khách hàng thường cao hơn nhiều so với vị trí chuyên môn văn phòng. Cách đánh giá hợp lý hơn là so sánh giữa các bộ phận trong cùng doanh nghiệp và so với chính mình qua các quý.
Có nên níu kéo người mới xin nghỉ trong tháng đầu?
Nên trao đổi để hiểu lý do. Nếu lý do là điều doanh nghiệp sửa được, như phân công sai hoặc thiếu hỗ trợ, có thể đề xuất điều chỉnh. Nếu người mới đã nhận ra công việc không hợp với mình, níu kéo thường chỉ hoãn việc nghỉ vài tháng.
Khảo sát người mới nên hỏi những câu gì?
Nên hỏi về ba biến chính: bạn rõ mình được kỳ vọng làm gì đến mức nào, bạn tự tin làm được công việc đến mức nào, bạn cảm thấy được nhóm chấp nhận đến mức nào. Thêm một câu về mức công việc khớp với mô tả lúc tuyển và một câu mở về điều cần cải thiện.
Có nên giữ liên lạc với người đã nghỉ sớm?
Một cuộc trao đổi ngắn vài tuần sau khi họ nghỉ, do nhân sự thực hiện, thường cho thông tin thẳng thắn hơn buổi nói chuyện ngày cuối. Giữ quan hệ tốt cũng có lợi về danh tiếng nhà tuyển dụng và đôi khi họ quay lại khi hoàn cảnh thay đổi.
Nghỉ việc sớm ở vị trí quản lý có gì khác?
Nguyên nhân thường nằm ở khác biệt kỳ vọng với cấp trên về phạm vi quyền hạn và tốc độ thay đổi, hoặc không xây được quan hệ với đội ngũ. Chi phí cũng cao hơn nhiều vì ảnh hưởng đến cả nhóm, nên quản lý mới cần chương trình hội nhập riêng.
