Mục tiêu thử việc là các kết quả, năng lực và hành vi mà người mới cần thể hiện trong thời gian thử việc để được ký hợp đồng chính thức, được viết thành văn bản, thông báo từ ngày đầu và có cách kiểm tra cụ thể. Không có mục tiêu như vậy, đánh giá cuối thử việc gần như chắc chắn dựa vào cảm giác của quản lý.
Đánh giá cảm tính gây hại theo cả hai chiều. Người mới giỏi nhưng ít nói có thể bị đánh trượt vì “chưa hoà nhập”; người mới khéo giao tiếp nhưng kết quả yếu lại được giữ vì “có thái độ tốt”, rồi trở thành vấn đề kéo dài nhiều năm. Ngoài ra, khi cho người mới thôi việc mà không có tiêu chí đã thông báo, doanh nghiệp khó giải thích quyết định nếu có khiếu nại.
Bài này tập trung vào thiết kế tiêu chí ở góc quản trị nhân sự. Phần pháp lý về thời gian thử việc, tiền lương thử việc và thủ tục kết thúc theo Bộ luật Lao động được trình bày riêng ở trungtamhotro; ở đây chỉ nhắc khi cần.
Vì sao tiêu chí thử việc phải có trước ngày đầu
Thử việc là giai đoạn cả hai bên kiểm tra giả định của mình: doanh nghiệp kiểm tra quyết định tuyển, người mới kiểm tra lựa chọn chuyển việc. Một phép kiểm tra chỉ có ý nghĩa khi tiêu chí được đặt trước. Nếu tiêu chí được hình thành ở cuối kỳ, nó sẽ bị ảnh hưởng bởi những gì quản lý nhớ được, chủ yếu là các sự kiện gần nhất và nổi bật nhất. Tâm lý học gọi đó là thiên kiến gần đây và hiệu ứng hào quang: một ấn tượng tốt hoặc xấu ở một mặt lan sang đánh giá mọi mặt khác.
Tiêu chí đặt trước còn giúp người mới điều chỉnh hành vi. Nghiên cứu về thiết lập mục tiêu của Edwin Locke và Gary Latham, tổng hợp qua nhiều thập niên, cho thấy mục tiêu cụ thể và đủ thách thức dẫn đến hiệu suất cao hơn so với lời dặn chung chung kiểu “cố gắng hết sức”, với điều kiện người thực hiện có năng lực và nhận được phản hồi. Người mới biết mình được đo bằng gì sẽ dồn sức vào đúng chỗ.
Cuối cùng, tiêu chí bằng văn bản là bằng chứng về tính công bằng. Pháp luật lao động nhiều nước, trong đó có Việt Nam, yêu cầu các bên thoả thuận nội dung thử việc; dù luật không bắt buộc chi tiết hoá từng tiêu chí, việc có tiêu chí cụ thể giúp doanh nghiệp giải trình quyết định một cách thuyết phục hơn khi cần.
Phân tách điều kiện đạt thử việc với kỳ vọng phát triển
Không phải mọi mục tiêu trong kế hoạch hội nhập đều nên là điều kiện để ký hợp đồng chính thức. Kế hoạch 30-60-90 ngày thường chứa cả những mục tiêu mang tính phát triển: học thêm một công cụ, mở rộng quan hệ với bộ phận khác, đề xuất cải tiến. Nếu biến tất cả thành điều kiện bắt buộc, người mới sẽ thấy áp lực quá mức và quản lý khó ra quyết định khi người mới đạt phần cốt lõi nhưng chưa đạt vài mục tiêu phụ.
Cách làm rõ ràng là chia mục tiêu thành hai lớp. Điều kiện đạt thử việc gồm ba đến năm tiêu chí trả lời câu hỏi “người này có làm được công việc đã tuyển không”, cộng các chuẩn mực bắt buộc như an toàn, bảo mật, trung thực. Kỳ vọng phát triển là những mục tiêu giúp người mới tiến xa hơn, được ghi nhận khi đánh giá nhưng không quyết định kết quả. Hai lớp được trình bày tách bạch trên cùng một văn bản.
Sự phân tách này cũng giúp xử lý tình huống thời gian thử việc ngắn hơn khung hội nhập. Chẳng hạn với vị trí thử việc hai tháng trong khi kế hoạch hội nhập là ba tháng, điều kiện đạt thử việc chỉ lấy từ các mục tiêu đến mốc 60 ngày, còn mốc 90 ngày là kỳ vọng sau khi đã ký chính thức.
Ba nhóm tiêu chí và tỷ trọng gợi ý
Một bộ tiêu chí thử việc cân bằng gồm ba nhóm. Tỷ trọng dưới đây là ví dụ giả định, cần điều chỉnh theo vị trí.
| Nhóm | Đo cái gì | Ví dụ | Tỷ trọng gợi ý |
|---|---|---|---|
| Kết quả công việc | Đầu ra cụ thể so với mức kỳ vọng của người mới | Hoàn thành 3 báo cáo phân tích đạt yêu cầu không phải làm lại quá một lần; đạt 50% chỉ tiêu doanh số tháng thứ hai | 40–60% |
| Năng lực chuyên môn | Kỹ năng then chốt của vị trí, quan sát được | Tự dựng được mô hình chi phí cho một sản phẩm; tự xử lý đúng quy trình đổi trả | 20–40% |
| Hành vi làm việc | Cách làm việc theo chuẩn mực của tổ chức, mô tả bằng hành vi | Báo trước khi trễ hạn; chủ động xin phản hồi; tuân thủ quy trình bảo mật dữ liệu | 15–25% |
Nhóm hành vi phải được viết bằng hành vi quan sát được, không bằng tính từ. “Có thái độ tích cực” là tính từ, mỗi người hiểu một kiểu; “báo cáo vướng mắc trong vòng một ngày thay vì để đến hạn chót” là hành vi. Cách viết này cũng giúp người mới hiểu chuẩn mực văn hoá cụ thể của nơi làm việc mới, thứ mà những từ như “chuyên nghiệp” không truyền tải được.
Cách viết từng tiêu chí: từ mơ hồ đến kiểm tra được
Mỗi tiêu chí tốt trả lời được bốn câu: làm gì, đạt mức nào, đến khi nào, ai xác nhận. Các ví dụ chuyển đổi sau minh hoạ cách viết:
- Mơ hồ: “Nắm vững sản phẩm.” Kiểm tra được: “Đến cuối tuần thứ ba, trình bày được tính năng và khác biệt của năm dòng sản phẩm chính cho trưởng nhóm, trả lời đúng tối thiểu tám trên mười câu hỏi tình huống.”
- Mơ hồ: “Hoàn thành tốt công việc được giao.” Kiểm tra được: “Trong tháng thứ hai, xử lý toàn bộ yêu cầu hỗ trợ cấp một của nhóm khách được giao, thời gian phản hồi đạt chuẩn của bộ phận, không có khiếu nại do sai quy trình.”
- Mơ hồ: “Hoà nhập tốt với tập thể.” Kiểm tra được: “Phối hợp với bộ phận kho và kế toán trong ít nhất hai quy trình xuyên phòng ban; hai đầu mối phối hợp xác nhận thông tin bàn giao đầy đủ, đúng hạn.”
- Mơ hồ: “Chủ động trong công việc.” Kiểm tra được: “Đến cuối thử việc, đề xuất bằng văn bản ít nhất một cải tiến quy trình dựa trên quan sát, kèm phân tích lợi ích và rủi ro.”
- Mơ hồ: “Có tinh thần học hỏi.” Kiểm tra được: “Hoàn thành ba khoá học nội bộ bắt buộc của vị trí, áp dụng được nội dung vào ít nhất một nhiệm vụ thực tế được người hướng dẫn xác nhận.”
Đừng ép mọi tiêu chí thành con số. Có những năng lực chỉ đánh giá được bằng quan sát, nhưng ngay cả khi đó, mô tả hành vi cụ thể của mức đạt vẫn tốt hơn nhiều một tính từ.
Thang chấm bốn mức và cách quyết định
Thang ba hoặc bốn mức thường hợp với thử việc hơn thang mười, vì người chấm không phân biệt được tin cậy giữa 7 và 8 điểm. Mỗi mức cần mô tả cụ thể cho từng tiêu chí quan trọng.
| Mức | Ý nghĩa chung | Hệ quả gợi ý |
|---|---|---|
| Vượt kỳ vọng | Đạt và vượt tiêu chí, có đóng góp ngoài phạm vi | Ký chính thức, cân nhắc giao thêm trách nhiệm |
| Đạt | Đạt tiêu chí với mức hỗ trợ bình thường | Ký chính thức |
| Đạt một phần | Đạt một số tiêu chí, có hướng tiến bộ rõ | Thảo luận kỹ; cân nhắc theo quy định pháp luật về khả năng kéo dài hoặc điều chỉnh vị trí |
| Chưa đạt | Không đạt phần lớn tiêu chí quan trọng dù đã được hỗ trợ | Không tiếp tục, thông báo theo quy định |
Nên quy định trước tiêu chí nào là bắt buộc đạt (chẳng hạn tuân thủ an toàn, bảo mật, trung thực) và tiêu chí nào được bù trừ. Vi phạm tiêu chí bắt buộc thì không bù được bằng doanh số cao. Về khả năng kéo dài thử việc, quy định hiện hành của Bộ luật Lao động giới hạn thời gian và số lần thử việc; doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản hiện hành trước khi áp dụng.
Thiên kiến khi đánh giá thử việc và cách giảm
Ngay cả khi tiêu chí rõ ràng, người chấm vẫn mang theo những thiên kiến đã được tâm lý học ghi nhận từ lâu. Hiệu ứng hào quang, được Edward Thorndike mô tả từ năm 1920, khiến một ấn tượng mạnh ở một mặt lan sang các mặt khác: người mới trình bày lưu loát dễ được chấm cao cả về kết quả công việc. Thiên kiến gần đây khiến những gì xảy ra trong hai tuần cuối lấn át cả kỳ. Thiên kiến tương đồng khiến người chấm ưu ái người giống mình về xuất thân, trường học, cách nói chuyện.
Một thiên kiến riêng của thử việc là cam kết leo thang: quản lý đã tốn công tuyển và kèm nên ngần ngại thừa nhận quyết định tuyển chưa đúng, và giữ người mới dù kết quả yếu. Thiên kiến ngược lại cũng có: quản lý không trực tiếp tuyển người này có thể khắt khe hơn.
Ba biện pháp đơn giản giúp giảm thiên kiến: ghi chép bằng chứng theo tiêu chí ngay khi sự việc xảy ra thay vì dựa vào trí nhớ cuối kỳ; chấm từng tiêu chí một cách độc lập trước khi đưa ra kết luận chung; và với quyết định không đạt, có thêm một người thứ hai như cấp trên của quản lý hoặc đại diện nhân sự rà lại bằng chứng.
Quy trình thống nhất và theo dõi mục tiêu thử việc
Mục tiêu tốt mà không được trao đổi thì vẫn vô dụng. Quy trình gọn sau dùng được cho hầu hết vị trí:
- Quản lý soạn dự thảo tiêu chí trước ngày đầu, dựa trên mô tả công việc và kế hoạch 30-60-90 ngày; bộ phận nhân sự rà để bảo đảm thống nhất giữa các vị trí tương đương.
- Trong tuần đầu, quản lý và người mới ngồi lại đi qua từng tiêu chí, giải thích lý do, nghe góp ý và chỉnh nếu hợp lý. Hai bên ký hoặc xác nhận bằng thư điện tử bản cuối.
- Theo dõi trong các buổi một-một định kỳ, ghi chép ngắn bằng chứng tốt và chưa tốt theo từng tiêu chí ngay khi xảy ra, không đợi cuối kỳ.
- Ở khoảng giữa kỳ, tổ chức buổi đánh giá giữa kỳ chính thức: người mới tự chấm trước, quản lý chấm sau, so sánh và thống nhất việc cần cải thiện.
- Nếu người mới có nguy cơ không đạt ở giữa kỳ, nói rõ bằng văn bản tiêu chí nào đang thiếu, cần đạt gì, doanh nghiệp hỗ trợ gì, trong bao lâu.
- Cuối kỳ, đánh giá chính thức đối chiếu với đúng các tiêu chí đã thống nhất, không thêm tiêu chí mới.
Bước năm là bước hay bị bỏ nhất và gây hậu quả nặng nhất. Người mới bị đánh trượt mà chưa từng được cảnh báo sẽ thấy quyết định bất công, và họ thường nói điều đó với người khác, ảnh hưởng tới danh tiếng tuyển dụng của doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Có nên dùng KPI của nhân viên chính thức làm tiêu chí thử việc không?
Không nên dùng nguyên vẹn. Người mới cần thời gian học, nên mức kỳ vọng thường thấp hơn và tăng dần theo tháng. Tốt hơn là dùng cùng loại chỉ số nhưng đặt mức theo dữ liệu của những người mới trước đó, kèm các tiêu chí về học tập và hành vi.
Tiêu chí thử việc có cần ghi vào hợp đồng không?
Tuỳ cách doanh nghiệp tổ chức hồ sơ; nhiều nơi ghi nội dung chính trong thoả thuận thử việc và để chi tiết ở một phụ lục hoặc bản mục tiêu riêng có xác nhận của người lao động. Doanh nghiệp nên hỏi pháp chế để biểu mẫu phù hợp quy định hiện hành.
Người mới không đồng ý với tiêu chí thì xử lý thế nào?
Lắng nghe lý do. Nếu tiêu chí phụ thuộc yếu tố ngoài tầm kiểm soát hoặc mức đặt thiếu căn cứ, nên điều chỉnh. Nếu bất đồng xuất phát từ khác biệt kỳ vọng về vị trí, đây là dấu hiệu cần làm rõ ngay, vì để đến cuối kỳ thì cả hai bên đều thiệt.
Có nên để đồng nghiệp tham gia chấm thử việc không?
Ý kiến của đồng nghiệp phối hợp trực tiếp giúp quản lý có thêm dữ liệu, nhất là về hành vi làm việc. Tuy vậy, quyết định nên thuộc về quản lý, và cần dùng câu hỏi cụ thể về hành vi thay vì xin ý kiến chung kiểu “bạn thấy người này thế nào”.
Tiêu chí hành vi có dễ bị lạm dụng để đánh trượt người không hợp ý?
Có, nếu viết bằng tính từ chung như “thái độ”, “phù hợp văn hoá”. Viết bằng hành vi quan sát được, có ví dụ, và yêu cầu ghi bằng chứng cụ thể khi chấm sẽ hạn chế đáng kể nguy cơ này, đồng thời bảo vệ cả người mới lẫn quản lý.
